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  • 御鑫箱智能印章柜如何进行高效的多枚印章管理

    发布时间: 2021-10-18 22:49首页:主页 > 国内 > 阅读()

    一、

    大型企业的多印章管控本身是有一定特殊属性,一个公司命脉几乎都在这些印章的管控之下,如果出了问题几乎是无法挽回的。风险非常之大。比如:

    比亚迪“广告门”事件

    “逗鹅冤”腾讯老干妈印章事件

    当当印章抢夺事件

    美的集团十亿理财被骗

    国海证券假章门遭28家机构逼宫

    ST秋林印章失控导致公司股票退市

    企业在发展的过程,尤其是多元化集团企业,金融保险类企业,银行等,都会集中管控多枚印章,具体要怎么管?御鑫箱来给你说道说道。

    二、

    首先我们从法务风控一侧来看印章管控的问题,目前中国金融机构或集团公司的法律及各项业务都在进行积极的合规审核、风险识别与防范体系建设。具体到印章管理业务实践,法务风控一般能给出的意见就是加强用印安全管理,但是具体到细节,如何既能兼顾安全和用印效率,又能全过程监测印章的使用流程。这始终是法务风控部门无法给出的一个小小遗憾。

    我们再从执行侧的看一下,多印章管理过程中会遇到哪些问题?

    1、存放问题,通常会使用保险柜等比较传统的柜子进行存放。钥匙或密码因为种种原因会外借,跟着就需要替换,用的人越多越是杂乱,密码说出去的那一刻总感觉心理不踏实。每天晚上还得清点印章是不是都完璧归赵,数一遍怕数错了还得再数一遍,也是说不出的辛苦。

    2、取还章问题,印章数量一多,每个印章放置的位置就很难标准化,每次取一枚印章都难免要看看印章的标签名称,如果是多个保险柜,还得先找一下在哪个保险柜,这个查找的过程也是让人抓狂。还章的时候有很难把章放回原位。每天有多枚印章都在取取还还,就印章取还的事情确实让管章的员工耗尽了心力。

    3、用印问题,印章使用过程如何能做到笔笔有记录,条条有详情。我相信这也是很多同事头痛的地方,纸质记录显然太慢且难以检索,难以保管甚至丢失,和系统对接又有如空中楼阁,无法与物理印章做关联。

    下面我们再从管理侧看一下,多印章管控的困惑有哪些?

    1、提升管理效率,传统的多印章管控本质上是劳动密集型工作,人均工作量完全可以估算,随着管理印章数量增加就要增加人员输出更多的人工劳动。有没有一个多印章管控解决方案,可以真正解放员工的重复劳动,提升操作人员的工作效率,御鑫箱相信这一定是管理层一直在寻找的答案。

    2、印章管控的数据统计,整个公司集团每天用印情况,哪些印章使用的次数最多,哪些业务类型用的印章最多,哪些业务部门用印申请最多?哪些类型的文件盖章数量最多,等等这些数据几乎都无法统计。

    是的,你会发现,在御鑫箱的剖析下,传统的多印章管理确实就是这么繁琐,甚至是有些无助,管着公司最重要的“权利资产”,每一个环节都是如履薄冰,生怕出现问题,但是又很难有一整套的解决方案能完全把这些问题全部解决。

    三、

    那么请允许御鑫箱和您隆重推出御鑫箱AI智慧印章管控解决方案(以下简称:御鑫箱方案),这套方案从根本上解决了多印章管控的各项难题。

    从法务风控侧来看:

    针对公司管控用章过程容易忽略且会出现法务合规问题,御鑫箱提供了一整套的印章管理解决方案,可以搭配风控相关的法律服务,完美解决企业安全用印的痛点,现在整个平安集团的印章中心全部采用的是御鑫箱做的印章管控,管理了整个集团3万多枚印章。正大集团、太平财险、苏州银行、慧择保险等大型集团企业也都采用了我们的御鑫箱智能印章柜来进行印章管理。是中国领先的大规模集中用印解决方案提供商。在用印全过程留下痕迹,可查询可追溯,使用过程违规操作立即警报,为企业全面解决用印的安全问题,是法务风控在用印安全方面最天然契合的合作伙伴。

    从执行侧来看:

    1、存储问题,御鑫箱AI智慧印章管控解决方案包括御鑫箱智能印章柜,每个智能印章柜最多可管控320枚印章,通过物联网技术给每一枚印章全球唯一“身份证”,独立的印章座位,让每一枚印章都可以实现轻松的位置管理。御鑫箱智能印章柜每天都会自动盘存一遍,确保每一枚印章都在掌控之中。

    2、存取章问题,御鑫箱智能印章柜拥有精准快速的人脸识别功能,配合147.5cm的人性化高度,可以在用印人员站在智能印章柜取印识别区1秒钟之内弹出需要的印章,豪不夸张的说,比使用保险柜要快上100倍。还章的时候也是一样的,智能印章柜人脸识别后自动弹出格口,用印人员只需要把印章还回到原位即可。智能印章柜还具备印章身份识别功能,绝不会让错拿和错还发生,系统会第一时间发出警告并通知管理人员。

    3、用印问题,御鑫箱方案可对接全球知名的各种OA系统ERP系统,直接把用印过程完全打通,再搭配御鑫箱的用印台,可以完整的记录每次用印申请过程和印章盖章的文档存档,让每一次用印过程都留下完整的数字化痕迹。

    我们再从管理侧来看:

    1、提升管理效率,御鑫箱方案拥有强大的减员增效的能力,御鑫箱举一个不恰当的例子,假如一个员工最多能管80枚印章,那么御鑫箱方案一个智能印章柜就能实现4名员工的劳动成果。在效率方面,御鑫箱方案结合互联网+物联网技术,把用印的每一个环节都进行了升级。

    2、数据统计,御鑫箱方案包括了所有用印过程的数据,并默认标配多种类型的数据统计报表,可以快速的查看印章每天的使用情况,印章的使用频次,各个部门的申请用印频次,各个业务类型的频次,各个文件类型的用印频次等等数据都变得一目了然。

    四、

    你看,这么一对比下来,你会发现御鑫箱方案绝对是大企业集团多印章管控的不二之选。

    正如我们的slogan:

    章多不好管,就用御鑫箱!

    御鑫箱这里还有一套印章中心解决方案送给你好好研究一下,你在我们御鑫箱公众号后台回复关键词“印章中心”,御鑫箱就会送你一套价值1980元的印章中心解决方案。当然御鑫箱更期待和你更深入的沟通,可以拨打我们的客服热线:400-661-4513,如果你在多印章管控方面遇到了问题,随时欢迎你和御鑫箱说说。

    御鑫箱品牌官网:

    www.syt01.com


    特别声明:文章内容仅供参考,不造成任何投资建议。投资者据此操作,风险自担。

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